GST/HST 감사 받기 전에 대비해야 할 문제들
GST/ HST 감사는 보통 무작위로 지목되지는 않지만 만약에 지목될 경우, 그 상황에 잘 대비하지 않았다면 막중한 문제를 겪게 될 수 있습니다. 그렇기 때문에, 비록 감사를 받는게 흔한 일은 아니더라도 미리미리 문제 될 상황들을 알아보고 대비하는게 현명합니다.
하지만 가장 우선적으로 감사망에 노출될 만한 행동을 자제하는게 가장 좋은 방법입니다. 아래는 평상시에 주의하고 염두해야할 4가지 상황을 정리했습니다.
CRA는 공급자 혹은 구매자가 보내는 정보를 통해 신고 된 금액이 어느정도 일치 하는지 비교 할 수 있습니다. 서로 CRA에게 보내는 정보의 일관성이 성립되지 않을 경우 감사망에 들어갈 확률이 높아집니다.
CRA가 요청하는 정보나 추가 서류를 제출하라고 공문을 보내왔을때 이 요청을 따르지 않을 경우, 해당 년도만 문제 되는게 아니라 미래 있을 수 있는 감사 조사에도 영향을 미칠 수 있습니다. 그렇기 때문에 CRA에 공문을 받았을 경우 사소한 문제라도 CRA가 필요로 하는 서류를 꼭 제출 해야 합니다. 하지만, CRA가 필요로하는 정보 외의 것은 걸러내어 제출하는게 좋습니다.
제출된 GST/HST신고서를 수정해야만 하는 경우가 생길때가 있습니다. 하지만 수정을 너무 자주 하게 되는 경우 혹은 어카운트를 여러번 닫았다 열었다 할 경우 감사 대상이 될 수 있습니다.
규모나 사업 특징이 비슷한 업체일 수록 매출에서 모아둔 G/HST 금액, 지출비용에서 빠져나간 G/HST 혹은 input tax credit (ITC)가 비슷할 수 밖에 없습니다. 그렇기 때문에 비슷한 업체들이 신고한 금액에서 매번 큰 차이를 보일 경우 감사 받을 확률이 올라갑니다.
위 같은 상황에 주의하고 있다고 해도 간혹 무작위로 감사를 받을 수 있습니다. 감사를 받은 경우 CRA가 요청하는 서류나 정보를 제출해야 하는데 이떄 흔히 발생되는 문제를 사전에 방지해야 합니다. $150상당의 청구서를 받을 경우 아래와 같은 문제가 없는지 항상 확인해야 합니다.
간혹 구입자의 이름을 사업자 명의가 아닌 본인의 이름 혹은 자신이 소유하고 있는 다른 사업체 혹은 모회사의 명의를 사용하는 경우가 있습니다. 하지만 사업자 명의로된 영수증, 청구서를 받지 않으면 다른 기업실체의 문서로 CRA는 간주하여 그에 따른 비용을 불허할 수 있습니다. 그러한 이유로, 현재 사업 관련 영수증 혹은 청구서가 사업명의를 나타내지 않는다면 바로 바로 수정해야합니다.
많은 사업자들과 구매자들이 청구서를 보내거나 받을 때 사업자의 G/HST Number가 청구서에 표시 되있어야 하는 요구조건을 모르는 경우가 있습니다. 물론 사업자는 GST/HST 등록자일 경우에만 자신의 G/HST Number를 표시해야 하는데, 표시하지 않거나 틀린 Business Number를 표시할 경우 구매자가 감사를 받으면 환급을 받지 못 할 수 있습니다. 대신 구매자는 CRA GST/HST Registry (http://www.cra-arc.gc.ca/gsthstregistry/) 를 통해 사업자의 G/HST Number가 유효한지 확인 할 수 있습니다.
앞서 얘기한 정보 외에도 공급회사의 이름, 물품/용역에 관한 상세내역과 총액, 날짜, G/HST 금액, 지불조건 등 흔한 청구서에 볼수 없는 정보가 있는지 확인해 봐야 합니다. 한 정보가 빠졌다고 무조건 환급을 불허 하지 않지만, 언제든지 CRA가 문제를 삼으면서 이의를 제기 할 수 있는 발판이 됩니다.
은행 명세서에는 앞서 언급한 정보들이 많이 빠져있습니다. 그렇기 때문에 은행 명세서만을 증빙서류로 쓰는것은 상당히 무모한 행동입니다. 언제든지 명세서에 있는 내역에 관한 영수증과 매출송장을 뒷받침용으로 보관해야 문제없이 감사를 해결할 수 있습니다.
GST/HST 관련 서류는 최대 6년치까지 보관을 해야 합니다. 만일 6년이 지나도 미해결 문제가 현존 할 경우 (예: 항소중인 경우), 그 문제가 해결될 때까지 보관해야 합니다. 앞서 설명한 대로, 제대로 된 기록을 안했거나, 서류 보관을 잘 못했을 경우, 혹은 서류 내에 있어야 할 정보가 빠져있는 경우, Input Tax Credit을 통해 환급 혹은 공제 받은 금액을 다시 납부해야 할 골치아픈 문제가 발생되기 때문에, 모든 사업 관련 정보를 문서화/ 전산화 해서 보관해야 합니다. 전산화되어 있는 서류는 수시로 백업을 하고, 특정한 소프트웨어를 사용하는 경우 사용이 만기될 경우 데이타를 다시 회수할 수 있는지 등을 고려해야 합니다. 작은 USB 드라이브에 모든 데이타를 보관하는것 보다 최근 들어 인기를 얻고 있는 클라우드 (Cloud) 백업 서비스를 사용하는 방법이 좋습니다. 클라우드 서비스는 수시로 자동적인 백업과 업데이트가 가능하며, 인터넷이 있는 어느곳에서든 정보를 찾을 수 있기 때문입니다.
